Office Manager*in (m/w/div)

Ort: Würzburg
| Verwaltungsstandort

Bewerbungsfrist: 25. April 2021

Beschäftigung: Teilzeit, Vollzeit

Eintrittsdatum: zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Ausschreibungsnummer: 7805-015-2021

Vergütung: Entgeltgruppe 8 TV EntgO-DRV

Ihre Aufgaben

Zu den Aufgaben des Geschäftsbereichs Informationsverarbeitung gehören das Betreiben der Datenstelle der Rentenversicherung (DSRV), das zentrale statistische Berichtswesen sowie die Steuerung der IT in der Deutschen Rentenversicherung. Weiterhin zählen zu den Aufgaben unter anderem die Bereiche der IT-Sicherheit, die zentralen IT-Services,
die IT-Geschäftsstelle zur Koordinierung der Programmsysteme und des Rentenzahlverfahrens, die zentrale Authentifizierungsstelle für die Rentenversicherung und die Funktion der „Zugangsstelle“ im europäischen Datenaustausch.

Als Office Manager*in für die Abteilungsleitung nehmen Sie unter anderem folgende Aufgaben wahr:

Selbständige Organisation und Koordination des Terminkalenders der Geschäftsbereichsleitung

Organisation und Weiterentwicklung bestehender Ablagesysteme, z.B. Nutzung von Collaboration Tools im Bereich der Sekretariatsverwaltung, u.a. Gestaltung von Dokumentations- und Ablageprozessen

Redaktionelle Betreuung der geschäftsbereichsinternen Informationsplattform und des Intranetauftritts der Abteilung

Erledigung von Schreib-und registraturarbeiten, Erstellung von PowerPoint Präsentationen sowie Unterlagen für Besprechungen

Organisationsaufgaben, unter anderem das Vorbereiten von Besprechungen und Veranstaltungen und Dienstreisen sowie Telefon- und Postannahmen

 

Wir erwarten

Wir erwarten eine mindestens 2- jährige Büro- oder Verwaltungstätigkeit im Bereich Sekretariat/ Vorzimmer oder Empfang /Assistenz, die nicht länger als 24 Monate zurückliegt
oder
eine Ausbildung zum*r Steuer- bzw. Rechtanwaltsfachangestellt*en, die nicht länger als 24 Monate zurückliegt.

Zudem verfügen Sie über
• theoretische Kenntnisse und praktische Erfahrungen auf dem Gebiet Sekretariatsverwaltung oder Assistenz oder Organisation,
• praktische Erfahrung im Umgang mit Lotus Notes, SAP und MicrosoftOffice, insbesondere Word, Excel und PowerPoint
• Sie bringen Kenntnisse und praktische Erfahrung in der Erstellung von Inhalten der Unternehmenskommunikation und von neuen Medien bzw. Social Media Diensten mit, die nicht länger als 12 Monate zurückliegen.

Neben der fachlichen Qualifikation erfordert die Tätigkeit ein hohes Maß an Kundenorientierung sowie Kommunikationsfähigkeit.

Im Rahmen der Aufgaben ist zu bestimmten Zeiten die dienstliche Anwesenheit vor Ort erforderlich.
Zudem wird die absolute Verschwiegenheit über Sachverhalte vorausgesetzt.
Affinität gegenüber Internetanwendungen und sozialen Medien wird vorausgesetzt.

 

Wir bieten

• Ihnen eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit mit allen Vorteilen eines großen öffentlichen Arbeitgeberin.
• gute Entwicklungsmöglichkeiten bzw. Aufstiegsmöglichkeiten
• Wir sind ein familienorientiertes Unternehmen und bieten flexible und serviceorientierte Arbeitszeiten

• Die Gesundheit unserer Beschäftigten ist uns wichtig. Wir unterstützen die praktische Umsetzung des Betrieblichen Gesundheitsmanagements in den Arbeitsalltag

 

Vorteile

  • 30 Urlaubstage bei 5-Tage-Woche
  • Jahressonderzahlungen und vermögenswirksame Leistungen
  • Betriebliche Altersversorgung (VBL)

Ansprechpartner*innen

bei fachlichen Fragen:

Jasmin Fröhling
Personalreferentin
E-Mail: jasmin.froehling@drv-bund.de
Tel.: 0931 6002-73226

bei Fragen zur Bewerbung:

Sabine Boeske
E-Mail: Sabine.Boeske@drv-bund.de
Tel.: +49 30 865 41188

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Menschen mit einer Schwerbehinderung oder ihnen Gleichgestellte im Sinne von § 2 Abs. 2 und 3 SGB IX werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Begrüßt werden Bewerbungen von Menschen aller Nationalitäten.

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