Assistent*in der Abteilungsleitung (m/w/div)

Ort: Berlin
| Verwaltungsstandort

Bewerbungsfrist: 17. Juli 2024

Beschäftigung: Teilzeit, Vollzeit

Eintrittsdatum: zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Ausschreibungsnummer: 02-006-2024

Vergütung: Entgeltgruppe 8 TV EntgO-DRV

Tätigkeitsbereich

In der Büroleitung der Abteilung Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, Kommunikation organisieren und steuern Sie alle organisatorischen und terminlichen Belange der Abteilung in Abstimmung mit der Abteilungs-/Dezernatsleitung.

Die Vakanz ist im Rahmen einer Elternzeitvertretung befristet bis zum 15.08.2026 mit der Option zur Verlängerung.

Ihre Aufgaben

Sie erledigen selbstständig und eigenverantwortlich büroorganisatorische Aufgaben zur Entlastung und Unterstützung der Abteilungsleitung/Dezernatsleitung. Hierzu gehört zum Beispiel:

  • Sicherstellen der Arbeitsabläufe und Büroorganisation der Abteilung
  • Selbstständige und eigenverantwortliche organisatorische Vor- und Nachbereitung von Terminen, Meetings und Sitzungen (insbesondere der Abteilungsleitung)
  • Eigenverantwortliches Planen, Durchführen und Koordinieren administrativer Aufgaben (zum Beispiel: Schriftverkehr, Telefonauskunft, Terminkoordination, Ansprechpartner/in für Besucher, Post und E-Mails sichten usw.)
  • Überwachen der Haushaltsmittel
  • Proaktives Führen des Terminkalenders der Abteilungsleitung
  • Übernahme von Recherchen und Erstellen von Präsentationen, Vorlagen oder Auswertungen
  • Eigenverantwortliches Planen und Vorbereiten von Geschäftsreisen und das Bearbeiten der Reisekostenabrechnungen
  • Pflegen zentraler Informationen für die Abteilung

Ihr Profil

  • Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische, büro- oder verwaltungsorientierte Berufsausbildung
  • Sie bringen mehrjährige Berufserfahrung in der Büroassistenz im direkten Umgang mit Führungskräften mit
  • Sehr gute MS Office-Kenntnisse und idealerweise HCL-Notes und SAP runden Ihr Profil ab
  • Sie bringen für das Aufgabengebiet ein hervorragendes Organisationsvermögen und Zeitmanagement mit sowie sehr gute kommunikative Fähigkeiten
  • Ihre Teamfähigkeit und Verbindlichkeit zeichnen Sie aus
  • Sie sind besonders zuverlässig, integer und diskret
  • Sie können auch unter Zeitdruck mit hoher Effizienz arbeiten

Wir bieten Ihnen

  • Eine interessante, abwechslungsreiche Tätigkeit mit allen Vorteilen einer großen öffentlichen Arbeitgeberin
  • Eine intensive und persönliche Einarbeitung

Weitere Informationen

Zur Besetzung der Position werden Auswahlgespräche geführt.

Es handelt sich um eine korruptionsgefährdete Stelle, deshalb ist besondere Zuverlässigkeit und Integrität gewünscht.

Vorteile

  • null
    Familienfreundliche Arbeitszeiten
  • 30 Urlaubstage bei 5-Tage-Woche
  • Jahressonderzahlungen und vermögenswirksame Leistungen

Ansprechpartner*in

Isabel Heckendorf

E-Mail: isabel.heckendorf@drv-bund.de
Tel.: 015118963076

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Die Deutsche Rentenversicherung Bund hat sich die berufliche Förderung von Frauen zum Ziel gesetzt. Wir sehen daher Bewerbungen von Frauen mit besonderem Interesse entgegen.

Menschen mit einer Schwerbehinderung oder ihnen Gleichgestellte im Sinne von § 2 Abs. 2 und 3 SGB IX werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Begrüßt werden Bewerbungen von Menschen aller Nationalitäten.

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